Wie digitale Mieter-Plattformen die Zukunft der Immobilienbranche verändern

Die Wahl einer digitalen Plattform zur Verwaltung eines Immobilienportfolios und dessen Mietern kann sich wie eine enorme Herausforderung anfühlen. Gerade wenn es dem Immobilienunternehmen gut geht, es keinem großem Wettbewerb ausgesetzt ist und es dazu auch nicht besonders digital ausgerichtet ist, steht die Einführung neuer digitaler Technologien nicht unbedingt an oberster Stelle der Prioritäten.

Intelligente Immobilienunternehmen sind sich aber bereits heute bewusst, dass digitale Lösungen eine immer wichtigere Rolle spielen, wenn es darum geht die Mieterbeziehungen zu verbessern, Prozesse innerhalb der Organisation effizienter zu gestalten und schon heute eine Plattform für zukünftiges Wachstum bereitzustellen.

Nichtsdestotrotz bleiben viele Immobilienunternehmen risikoavers und behalten stets den Return on Investment (ROI) im Blick. Technologie-Implementierungen sollen einfach, schmerzfrei und reibungslos ablaufen. Diese Zurückhaltung gegenüber neuen Technologien zu überwinden wird immer wichtiger. Denn schon heute nutzen Verbraucher, einschließlich der Mieter, zunehmend digitale Lösungen zur Steuerung ihres alltäglichen Lebens.

Was genau ist eine digitale Mieter-Plattform?

Der Begriff “digitales Mietermanagement” bezieht sich auf die Verwaltung, Interaktion und den Austausch mit den Mietern über die Nutzung einer digitalen Lösung oder Plattform. Eine solche Lösung kann auch zur Verwaltung eines Immobilienportfolios eingesetzt werden. Dadurch erhält ein Immobilienunternehmen eine größere Verwaltungskontrolle über seine Mieter und sein Portfolio und erhöht gleichzeitig die Effizienz seines Betriebs. Eine derartige Lösung spart Zeit, Ressourcen und Geld, und trägt einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Mietererfahrung bei.

Traditionelles Mieter-Management umfasst die individuelle Kommunikation, sei es persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Das ist zeitaufwendig und kann mitunter für alle Beteiligten frustrierend sein. Durch eine digitale Mieter-Plattform erhält das Immobilienunternehmen einen sofortigen und direkten Kommunikationskanal zu allen Mietern – für eine effizientere und effektivere Kommunikation.

Hier sind einige konkrete Möglichkeiten, wie der Einsatz einer digitalen Mieter-Plattform Immobilienunternehmen helfen kann.

Höhere betriebliche Effizienz erzielen

Die Verwaltung eines großen Volumens von Mietern über eine Reihe von verschiedenen Immobilien hinweg kann sehr zeitaufwändig sein. Wenn Mieter bspw. wegen eines Problems anrufen, muss es protokolliert, bewertet und verwaltet werden. Potenziell eine große Herausforderung, wenn man bedenkt, dass die Instandhaltung eine der kostenintensivsten Komponenten der Mieterverwaltung ist.

Durch den Einsatz einer digitalen Plattform für derartige Interaktionen wird der gesamte Prozess effizienter. Eine leistungsfähige Plattform sollte mit einem eingebauten Ticketing-System ausgestattet sein, das Mieteranfragen automatisch entgegennimmt und vorsortiert. Dies spart Zeit und bedeutet, dass Fehler schneller und effizienter bearbeitet und behoben werden können. Außerdem bietet es den Mietern eine weitaus größere Transparenz – sie können sehen, dass ihr Problem protokolliert wurde und wissen, wann es behoben wird.

Weitere Effizienzsteigerungen werden erzielt, wenn auf der Plattform alle für den Mietprozess erforderlichen Unterlagen – vom ersten Vertrag bis zu den Service Level Agreements – bereitgestellt werden. Die Speicherung aller relevanten Unterlagen an einer zentralen Stelle führt dazu, dass die Mitarbeiter der Immobilienfirma keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden müssen. Gleichzeitig kann jedes Dokument sicher und sofort über die Plattform mit den Mietern geteilt werden.

Ein besseres Mietererlebnis schaffen

Ohne Mieter in einem Gebäude gibt es kein Einkommen. Daher sollte ein gutes Mietererlebnis für alle Immobilienunternehmen Priorität haben. Eine digitale Plattform trägt wesentlich zu einem solchen Erlebnis bei. Heutzutage sind die Menschen an digitale Interaktionen in fast allen anderen Lebensbereichen gewöhnt – vom Bankwesen über das Einkaufen und Buchen von Reisen bis hin zur Terminplanung von Arztterminen. Wir leben in einer digitalen Welt, und es ist wichtig, den Mietern digitale Services anzubieten.

Eine digitale Mieter-Plattform sollte ebenfalls eine eigene App für die Mieter bereitstellen, über die sämtliche Interaktionen mit dem Immobilienunternehmen abgebildet werden können. Wenn ein Schadensfall auftritt, kann der Mieter diesen direkt über die App melden und erhält über das integrierte Ticketing-System eine sofortige Rückmeldung, dass sich darum gekümmert wird. Alle relevanten Dokumente sind ebenfalls bequem über die App abrufbar. In Summe wird so für den Mieter ein bequemer und gleichzeitig effizienter Mieterservice geboten, was sich wiederum positiv auf die Loyalität und Zufriedenheit auswirken kann.

Den womöglich größten Einfluss auf das Mietererlebnis schafft eine digitale Mieter-Plattform, indem sie die Daten der Mieter und Mietobjekte datenschutzkonform erhebt und dem Immobilienunternehmen bereitstellt, um den Mieterservice kontinuierlich zu verbessern. Des weiteren können über die Plattform zusätzliche Mieterservices (wie z.B. Reinigungs- oder Conciergeservices) angeboten werden, sei es durch eine externe Firma oder die Immobiliengesellschaft selbst. Dies trägt zusätzlich zu einem erstklassigem digitalen Mietererlebnis bei, das viele Mieter heutzutage erwarten.

Die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Die gesteigerte Effizienz und das verbesserte Mietererlebnis, die durch den Einsatz einer digitalen Mieter-Plattform erzielt werden, wirkt sich weiterhin positiv auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter des Immobilienunternehmens aus. Es gibt weniger direkte Anfragen und Beschwerden von Mietern. Derartige Anfragen kommen jetzt über die App. Dadurch werden Emotionen und Wut aus solchen Interaktionen herausgenommen, wodurch das Stresslevel sinkt. Bildet das in der Plattform integrierte Ticketing-System den Anfragen-Status transparent für die Mieter ab, bleiben die Mitarbeiter von wiederholten Nachfragen verschont. Denn der Mieter kann den Status selbstständig und jederzeit über die App abrufen.

Weniger Zeit für solche potenziell herausfordernden Aufgaben aufzuwenden, bedeutet, dass Mitarbeiter zufriedener und engagierter sind während gleichzeitig mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten an anderer Stelle zur Verfügung steht. Das führt insgesamt zu mehr Effizienz, aber auch, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, auf unterschiedliche und lohnendere Weise einen Beitrag zu leisten.

Es lohnt sich nicht zu warten

In 2019 werden fast alle Facetten des Lebens digital abgebildet. Die Auswirkungen der Digitalisierung machen sich entsprechend auch in der Immobilienwirtschaft bemerkbar. Deswegen wird es Immobilieneigentümern und -bewirtschaftern empfohlen die Chancen und Möglichkeiten von digitalen Mieter-Plattformen besser früher als später anzunehmen und zu nutzen. Denn der Wettbewerb schläft nicht. Gleichzeitig erwarten Mieter ein zunehmend digitales Mietererlebnis. Die Einführung einer digitalen Mieter-Plattform bringt viele Vorteile mit sich während zukünftige Herausforderungen entstehen können, wenn man es nicht tut – warum also warten?

Der Einstieg in eine digitale Mieter-Plattform sollte einfach sein, ohne langwierige Rollout-Prozesse und mit all der Unterstützung, die Sie benötigen, um Schritt-für-Schritt loszulegen.

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