Vier Wege wie Sie die Effizienz im Mietermanagement um bis zu 70% steigern können

Ein effektives Mietermanagement ist der Schlüssel zur Kostensenkung. Doch viele der aktuellen Prozesse sind repetitiv und beinhalten Telefongespräche und Briefverkehr. Der Umgang mit Mietern 1:1 ist zeitaufwendig und lässt wenig Raum für die Auseinandersetzung mit Themen, die von langfristigem Wert sind. Gleichzeitig ist es der persönliche Kontakt zwischen Hausverwalter und Mieter, der zur Mieterzufriedenheit beiträgt – und die Mieterzufriedenheit ist einer der Hauptfaktoren, um Leerstände niedrig zu halten.

Die Schlüsselfrage ist: Wie können Sie die Prozesseffizienz steigern, um Kosten zu senken und gleichzeitig eine persönliche Beziehung zu Ihren Mietern zu pflegen?

Bis zu 70% Zeitersparnis mit Mieter-Applikationen möglich

Laut einer Studie von Deloitte können digitale Mieter-Apps dazu beitragen, die Prozesseffizienz von Wohnungsunternehmen um bis zu 70% zu steigern. Die Studie kommt zu dem Schluss, dass, wenn die Kommunikation zwischen einem Mieter und einem Hausverwalter über das Servicezentrum der Mieter-App erfolgt, die Bearbeitungszeit eines Vorfalls mit einem Handwerker um zwei Drittel der üblichen Bearbeitungszeit reduziert werden kann. In Zahlen ausgedrückt: Statt durchschnittlich 94 Minuten dauert der teilautomatisierte Prozess bei der Nutzung der Mieter-App nur noch durchschnittlich 30 Minuten. Das entspricht bei einem Wohnungsunternehmen mit 1.000 Einheiten rund 83 Arbeitstagen.

Digitale Mieter-Apps erfüllen die sich wandelnden Bedürfnisse der Mieter

Gleichzeitig ändern sich die Bedürfnisse und Erwartungen der Mieter. Kommunikation per Telefon und der Empfang von Dokumenten per Post wird zunehmend als “veraltet” angesehen. Mieter sind heute eine unmittelbare Kommunikation in Echtzeit gewohnt, rund um die Uhr erreichbar mit schnellen Reaktionszeiten – alles möglich über das Smartphone. Wie bei anderen Aspekten ihres Lebens wollen und erwarten sie eine moderne Schnittstelle zur Interaktion mit ihren Hausverwaltungen.

Im Folgenden untersuchen wir vier Möglichkeiten, wie Mieter-Apps dabei helfen können, die Effizienz im Mietermanagement zu steigern.

1. Effektive Kommunikation: Erreichen Sie all Ihre Mieter mit einer Botschaft

Optimieren Sie Ihre Mieterkommunikation, ohne die direkte Verbindung zu Ihren Mietern zu verlieren. Über die Pinnwand der Mieter-App können Sie nun alle Mieter innerhalb eines Gebäudes mit einer Nachricht erreichen. Es werden keine Briefe benötigt. Sie können Status-Updates zu Anfragen oder wichtigen Informationen, die das gesamte Gebäude betreffen, veröffentlichen. Mieter können in Echtzeit antworten oder Folgefragen stellen. Auf diese Weise fühlen die Mieter sich Ihnen enger verbunden als je zuvor.

2. Digitale Dokumentation: Alles an einem Ort gespeichert

Speichern Sie wichtige Dokumente für Ihre Mieter online auf der Mieter-App. So haben Ihre Mieter immer Zugriff auf alle relevanten Dokumente, wie z.B. Pflegehinweise oder Grundrisse. Gleichzeitig können Sie Zeit und Geld sparen, indem Sie neue Dokumente ganz einfach in der App hochladen anstatt sie per Post zu versenden, z.B. Betriebskostenabrechnungen.

3. Service Center: Empfangen und Reagieren auf Nachrichten 24/7

Über das digitale Servicezentrum der Mieter-App können Mieter Anfragen rund um die Uhr einreichen. Der Hausverwalter erhält automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Nachricht eingeht. Das zugehörige Ticketing-System bietet den perfekten Überblick für die Bearbeitung und Beantwortung jeder Anfrage.

4. Datenanalyse: Erhöhen Sie die Transparenz in Ihren Gebäuden.

Neben den grundlegenden digitalen Funktionalitäten wie Pinnwand, digitale Dokumentation und Servicezentrum können Sie mit einer Mieter-App weitere Einblicke in das Geschehen in Ihren Gebäuden gewinnen. Durch die Auswertung der Anfragen, die Ihre Mieter häufig haben, gewinnen Sie ein tieferes Verständnis dafür, wie Sie die Effizienz und Mieterzufriedenheit weiter verbessern können.

Erste Schritte in Richtung digitales Mietermanagement

Auch wenn die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft etwas zögerlich begonnen hat, nehmen immer mehr Unternehmen das Thema ernst. Einige der Big Player der Branche rollen ihre digitale Mietermanagement-Lösung bereits übergreifend aus.

Effizienzsteigerung, eine direktere Beziehung zu Ihren Mietern, verbesserte Kommunikation sowie mehr Transparenz sind einige der Hauptvorteile, die Sie nach der Implementierung einer digitalen Mieterplattform sehen. Auch wenn es nicht über Nacht geschehen wird, wird die Zeit kommen, in der ein digitaler Ansatz der neue Standard sein wird.

Bei Allthings begleiten wir unsere Kunden bei den ersten Schritten in Richtung digitales Mietermanagement. Unser Ansatz ist es, zunächst die Grundlagen – wie digitale Kommunikation, Dokumentation und ein Servicecenter – in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren. Die Entscheidung für unsere Mieter-Management-Plattform hat unseren Kunden, darunter einige der führenden mittelständischen und großen Wohnungsunternehmen der Branche, geholfen, ihre Prozesseffizienz nachhaltig zu steigern.

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