Drei Wege wie Sie die Kosten im Mietermanagement reduzieren können

Das Bewusstsein für die Relevanz der Digitalisierung hat in der Immobilienbranche in den vergangen zwei Jahren stark zugenommen. Gleichermaßen gibt es digitale Lösungen in vielen verschiedenen Bereichen – von Smart Home Services, über temporäre Vermietungsplattformen, bis zu Lösungen für BIM und digitalen Mieter-Apps. Proptech.de zählte im April 2019 289 PropTech Unternehmen allein in Deutschland. Da kommt die Frage auf, wohin sollte man zuerst blicken und was lohnt sich wirklich?

Den Einsatz digitaler Lösungen betriebswirtschaftlich bewerten

Die Antwort wird klar, wenn man eine betriebswirtschaftliche Sichtweise einnimmt. Der Einsatz digitaler Lösungen für Immobilieneigentümer und Bestandshalter sollte sich daran messen, ob sie direkt oder indirekt Performanceziele unterstützen. Kennzahlen wie Nettorendite oder Verkehrswerte, sowie darunterliegende KPIs wie Leerstandsquoten, mittlere Verweildauer, Mieterzufriedenheit oder niedrigere Verwaltungskosten.

Oder einfach gesagt: Für Immobilieneigentümer und Bestandshalter sind alle digitalen Lösungen interessant, die entweder die Einnahmen langfristig erhöhen und bzw. oder die Kosten des Betriebs senken. Im Nachfolgenden schauen wir uns an, wie Sie durch den Einsatz einer digitalen Mieter-Apps die Verwaltungskosten senken können.

Kosten sparen bei operativen Prozessen durch digitale Mieter-Apps

Digitale Mieter-Apps unterstützen die Verwaltung dabei repetitive Prozesse effektiver zu gestalten während gleichzeitig der persönliche Kontakt zu den Mietern gefördert werden kann. Über die App können gängige Aufgaben wie etwa die Dokumentation, das Ticketing und die Kommunikation digitalisiert werden.

1. Sparen Sie Kosten bei der Dokumentation: Hochladen, statt Verschicken

Ob Pflegehinweise, Grundrisse, Betriebskostenabrechnungen oder Putzpläne – für die Mieter relevante Dokumente können digital auf der Mieter-App gespeichert werden. Ändert sich etwas oder liegt ein neues Dokument vor, kann dies einfach hochgeladen und hinzugefügt werden. Der Mieter wird darüber automatisch benachrichtigt. Das spart zum einen Zeit, zum anderen Geld. Geht man davon aus, dass pro Mieteinheit ca. fünf Briefe pro Jahr verschickt werden, kann eine Verwaltung mit 1.000 Einheiten 4.000€ jährlich einsparen.

“Mit der digitalen Kommunikation über die Allthings App geben wir zudem viel weniger Geld für Portokosten aus, was uns, nebst der Zeitersparnis, half, jährlich Hunderte von Franken zu sparen,” so Christian Sulser, Immobilienbewirtschafter Weber Verwaltungen AG.

2. Sparen Sie Kosten dank digitalem Ticketing: Proaktive Updates, statt reaktive Telefonate

Fällt das Warmwasser aus oder funktioniert der Aufzug nicht, rufen gleich alle Mieter auf einmal an. Anstatt lediglich auf die eingehenden Meldungen zu reagieren, können Verwaltungen ihre Mieter über die digitale Mieter-App proaktiv über Vorfälle, die ganze Mietobjekte betreffen, informieren. Gleichzeitig können Mieter ihre Anliegen rund um die Uhr über das Service Center der App bequem per Smartphone oder Laptop einreichen. Der Verwalter erhält eine Benachrichtigung, dass ein neuer Vorfall vorliegt und kann diesen in Ruhe über das zugehörige Ticketing-System bearbeiten.

Das spart Zeit, wodurch die Kommunikationsaufwände für Anfragen per Post oder Telefon drastisch reduziert werden können wie Christian Sulser bestätigt: “Die Allthings App half uns, unsere operative Effizienz auf ein völlig neues Niveau zu bringen. In den letzten zwei Jahren konnten wir die Kommunikation mit den meisten Mietern zentralisieren, was zu 90% weniger Anfragen per Telefon oder Post führte.”

3. Sparen Sie Kosten bei der Kommunikation: Mit einer Nachricht alle Mieter erreichen

Über die Pinnwand der Mieter-App können Informationen, die für alle Mieter relevant sind, gepostet werden. Den Brief, der mit dem exakt selben Inhalt sonst 25x einzeln an jeden Mieter verschickt worden wäre, kann man sich somit also sparen. Mieter können darauf in Echtzeit antworten und gegebenenfalls Fragen stellen. Somit wird ein neuer, moderner und direkter Kommunikationskanal zwischen Mieter und Verwaltung geschaffen. Gleichzeitig bietet man den Mietern hierüber eine Plattform, um sich untereinander auszutauschen. Das wirkt sich zwar nicht direkt auf die Verwaltungskosten aus, sorgt aber für ein gutes Wohnklima und erhöht damit die Mieterzufriedenheit.

Digitale Mieter-Apps sparen Ressourcen

Alles in allem helfen digitale Mieter-Apps dabei Ressourcen und letztendlich auch Personal einzusparen. Dies bestätigt auch Alexander Heinzmann in einem Interview mit der ZVW. Der Geschäftsführer der Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH, die rund 10.500 Wohn- und Gewerbeeinheiten verwaltet, dazu: “Unsere Verwalter sollen am Telefon Rede und Antwort stehen, ständig vor Ort sein, aber auch innerhalb kurzer Zeit E-Mails beantworten. Wir haben uns gefragt, wie wir all das unter einen Hut bekommen. Am Ende war klar, dass dies nur mit einer Internetplattform geht, die den Verwalter von Routineauskünften entlastet.” Der Kunde kann jetzt vom Smartphone, Tablet-PC oder Laptop von jedem Ort und wann er will seine Informationen abrufen. “Das spart Ressourcen und letztendlich auch Personal.”

Schritt für Schritt ins digitale Mietermanagement

Bei Allthings legen wir großen Wert darauf unsere Kunden Schritt für Schritt in Richtung digitales Mietermanagement zu begleiten. Dazu gehört Allthings Essential, eine Lösung, die sich zunächst auf die Grundlagen konzentriert – wie etwa digitale Dokumentation, Ticketing und Kommunikation. Hat man diese Kernfunktionen erst mal in die bestehenden Prozesse integriert, lässt sich unsere Plattform flexibel um Dienste Dritter, Schnittstellen zu bestehenden Systemen und verschiedenste Mieter-Services erweitern. So sichern Sie sich heute und in der Zukunft Wettbewerbsvorteile.

Wenn es darum geht, die Betriebskosten mit Hilfe einer digitalen Mieter-App zu senken, arbeiten einige der führenden mittelständischen und großen Wohnungsunternehmen der Branche mit Allthings zusammen (u.a. Credit Suisse, Privera, Nassauische Heimstätte).

Sind Sie interessiert daran, herauszufinden, wie wir die Verwaltungskosten in Ihrem Unternehmen senken können? Dann testen Sie unsere Mietermanagement-Plattform Allthings Essential jetzt kostenlos. Erfahren Sie hier mehr über unsere Lösung.

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